Visitas allmänna villkor för konferenser, gruppbokningar och andra evenemang. Dessa allmänna villkor gäller, förutsatt att de bifogas orderbekräftelsen eller på annat sätt överenskoms mellan parterna om att de ska gälla.
Ett evenemang äger rum i lokaler som tillhandahålls, med eller utan boende och/eller förfriskningar, t.ex. för konferenser eller vid beställning av mötes- eller konferensrum.
Med kund menas den person - juridisk eller naturlig - som är skyldig att betala för evenemanget.
Leverantör avser den anläggning som tillhandahåller evenemanget.
Ordervärde betyder kontraktspriset för hela ordern eller summan av antalet beställda deltagare multiplicerat med kontraktspriset per deltagare och dag plus priset på tjänster som beställs separat.
Eventmäklare avser ett företag som mäklar bokningar av evenemang, inklusive eller exkluderar förmedling av betalning av bokningen
Beställningar kan göras muntligt eller skriftligt. Leverantören ska bekräfta mottagandet av beställningar skriftligen.
Om bokningen görs mindre än tre månader före evenemanget ska en förskottsbetalning på 50% av det bekräftade priset betalas. Om bokningen görs mer än tre månader före evenemanget ska en förskottsbetalning på 25% betalas vid bokningstillfället och en förskottsbetalning på 25% ska betalas tre månader före evenemanget. Förskott betalas inom 10 dagar efter fakturadatum. Fakturor för förskottsbetalningar skickas omedelbart efter bekräftelse av bokningen och tre månader före evenemanget där bokningen gjordes mer än tre månader före evenemanget. Om förskottsbetalningen inte görs är ordern inte bindande för leverantören.
Om Kunden har några särskilda önskemål rörande t.ex. specialmat, husdjur etc. ska dessa göras kända vid beställning. Detsamma gäller om kunden kräver särskilda säkerhetsarrangemang.
Om kunden vill ha med sig värdefulla egendomar och förvara den i leverantörens förråd, bagagerum eller kassaskåp, ska han informera leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är Leverantören skyldig att göra ersättning endast om Leverantören genom en skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för fastigheten.
Avbokningar ska göras skriftligen.
Vid avbokning mindre än fyra veckor före evenemangets första dag ska kunden kompensera leverantören med en viss procentandel av hela ordervärdet. Den tillämpliga procentsatsen ska anges i leverantörens orderbekräftelse.
Vid en delvis avbokning ska ersättningen avse den avbrutna delen.
Kunden är ansvarig för alla kostnader som uppstår vid beställningen. Om deltagarna själva ska betala något, ska detta godkännas av leverantören. En deltagares underlåtenhet att ställa upp för en beställd måltid ska inte medföra någon rätt till sänkning av priset. Betalning sker enligt överenskommelse.
Om avtal har ingåtts om betalning mot faktura ska Kunden betala full kontant betalning inom 10 dagar från fakturadatum. Om betalningstiden överskrids, har Leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen till den aktuella svenska referensräntan med ett tillägg på åtta procentenheter. Fakturor debiteras en faktureringsavgift.
a) Om Leverantören vill förbehålla sig rätten att höja priserna ska han tydligt informera Kunden om detta i den skriftliga orderbekräftelsen.
b) Leverantören ska informera Kunden så snart en tilläggsavgift tas ut.
Strejker, lockout, brand, explosioner, krig eller krigiska förhållanden, väsentliga restriktioner för leveranser och andra omständigheter utanför leverantörens kontroll ger leverantören rätt att häva avtalet utan något skadeståndsansvar.
Leverantören är inte strikt ansvarig för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att Leverantören eller hans anställda har handlat hänsynslöst eller vårdslöst eller på annat sätt bär skulden för att egendom går förlorad eller skadas, är Leverantören ansvarig för den förlorade/skadade egendomen. Leverantören är också ansvarig för egendom som förvaras i förvaringsrum som är låsta av leverantören, om inte sådan egendom är av särskilt högt värde (se punkt 5). Kunden är å sin sida ansvarig för skada som han eller hans deltagare försumligt orsakar Leverantören.
För att lösa juridiska tvister eller osäkerheter i samband med konferenser och andra evenemang står Visitas disciplinnämnd gratis till förfogande för båda parter. Visitas företagsmedlemmar har åtagit sig att följa disciplinnämndens beslut.
Om bokning och betalning sker via en evenemangsmäklare, ska sådant företag utan dröjsmål hålla leverantörens medel på ett separat konto tills betalning sker till leverantören. Ovanstående företag ska också ha en skyldighet att redovisa leverantören
Box 3546, SE – 103 69 Stockholm, Phone +46 8 762 74 00
Box 404, SE – 401 26 Gothenburg, Phone +46 31 62 94 00
Box 186, SE – 201 21 Malmö, Phone +46 40 35 25 00
Pedagogens väg 2, SE – 831 40 Östersund, Phone +46 63 14 10 99
Källa: 2020-09-22